Hygienekonzept – so funktioniert‘s!

Seit März dürfen keine Live Veranstaltungen mehr stattfinden, bzw. sie dürfen nicht mehr so stattfinden wie wir sie kennen. Für die Umsetzung einer Live Veranstaltung benötigt man ein Hygienekonzept. So kann die Sicherheit und die Gesundheit der Gäste, der Redner und Künstler sowie die eigene, sicher gestellt werden.

Bei einem solchen Hygienekonzept gilt es natürlich viele Faktoren zu beachten.

Im Zuge des Experimentes, welches am 22.08.2020 in Halle (Saale) durchgeführt wurde, möchten wir Ihnen nun hilfreiche Tipps geben. So können Sie Ihre Veranstaltung trotz der aktuellen Situation mit einem Hygienekonzept umsetzten und müssen nicht ausschließlich auf digitale Events ausweichen.

Location

Beginnend mit der Wahl der richtigen Location.

Hier muss darauf geachtet werden, dass die Location ausreichend Platz für Ihre Anzahl an Teilnehmern bietet. Oder aber die Teilnehmerzahl wird dementsprechend reduziert, dass die Abstandsregelung von mindestens 1,5 Meter eingehalten werden kann.

Der Veranstaltungsraum hat optimalerweise mehrere Ein- und Ausgänge, sodass Sie ein „Oneway-Konzept“ umsetzen können. Dies bedeutet, dass Sie getrennte Ein- und Ausgänge in den Saal haben. Ebenso sollte für den Check-in ausreichend Platz vorhanden sein, sodass auch dort der Abstand von 1,5 Metern eingehalten werden kann. Das kann man am besten mit Markierungen am Boden gewährleisten.

Auf enge Interaktion mit und unter den Teilnehmern sollte/muss verzichtet werden.

So viel sei schon einmal zu der Abstandregelung gesagt.

Hygiene Maßnahmen

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Hygienemaßnahmen. Es ist erforderlich, dass Sie die verschiedenen Aspekte wie Raum-, Personen- und Flächenhygiene beachten.

Handdesinfektionsspender sollten ausreichend für die Gästeanzahl in der gesamten Location zur Verfügung stehen. Ebenso wichtig sind ausreichend Seife und Handcreme in den sanitären Anlagen.

Im besten Fall halten Sie für Ihre Teilnehmer einen Mund-Nasen-Schutz bereit. Dieser bietet sich natürlich auch optimal für ein Branding an. Es ist also das neue Give Away in einer Zeit, in der man Gesichter nur noch zu 50% wahrnehmen kann.
Ebenfalls können Einweghandschuhe zur Verfügung gestellt werden.

Nicht zuletzt sollte die von Ihnen geplante Location über ein gutes Belüftungssystem verfügen, sodass der Raum permanent mit frischer Luft versorgt wird. Hierzu gibt es bereits Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben, Räume mit einem entsprechenden „Upgrade“ für Veranstaltungen auszustatten. Die Luft gewinnt unter diesen Voraussetzungen an Qualität, die man nicht in einer städtischen Location erreicht, die einen Outdoor Bereich anbieten kann. Insofern sollte man nicht an dieser Technik sparen!

Das Personal, welches Sie und Ihre Gäste vor Ort betreut, sollte zu jeder Zeit einen Mund-Nasen-Schutz tragen und den körperlichen Kontakt mit den Gästen möglichst vermeiden. Und natürlich muss für ausreichend Reinigungspersonal gesorgt werden, welches durch laufende Qualitätskontrollen einen möglichst engen Reinigungszyklus gewährleistet.

Wenn Sie an all diese Maßnahmen gedacht haben, dann kann Ihre Veranstaltung stattfinden!

Vorbereitung

Im besten Fall reisen sowohl Ihre Gäste als auch Ihr Personal und alle Beteiligten mit dem Auto an. Dort ist die Ansteckungsgefahr wesentlich geringer als in öffentlichen Verkehrsmitteln.

Sollten für Ihre Veranstaltung Teilnahmegebühren anfallen, haben die Gäste diese bereits im Vorfeld bezahlt, um unnötige Prozeduren am Hospitality Desk zu vermeiden. Sollte dies jedoch nicht möglich sein, so sollte möglichst bargeldlos zu bezahlt werden. Daher muss an ein technisches Gerät für die Zahlmethoden gedacht werden.

Ein großer Vorteil von Firmen Veranstaltungen ist der Aspekt, dass Sie im Vorfeld schon sämtliche Teilnehmerdaten erhalten haben. Diese müssen Sie für eine mögliche Nachverfolgung mindestens 3-4 Wochen aufbewahren. Zusätzlich zu dieser Erfassung der Daten, kann man die Gäste auch mit einem Tracker ausstatten, den sie während der Veranstaltung bei sich tragen. Wenn sich Teilnehmer während der Veranstaltung zu nahe kommen, zeigt das Gerät dies durch Farbsignale an.

Machen wir uns nichts vor, das alles ist natürlich ein Gefühl wie im Roman von George Orwell. Jedoch sind die Kleinigkeiten, die man für die Aufrechterhaltung eines Hygienekonzeptes umsetzen kann, nicht negativ für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Vielmehr sind nach eine große Anzahl von Menschen froh, wenn sie nach vielen Monaten der Video Meetings wieder eine Live Veranstaltung erleben dürfen!

Catering

Und da der Erfolg jeder Veranstaltung auch über die gute Verpflegung assoziiert wird, dürfen ein gemeinsames Essen oder die kommunikativen Kaffeepausen nicht fehlen. Bestenfalls findet alles im Freien statt, solange das Wetter und die Location es zulassen. Zumal man immer gerne einen Ortswechsel vornimmt und den Meeting Raum verlässt. Auch im Freien gilt: die Abstandsregelungen sind zu beachten. Was hier nach unserer Erfahrung häufig viel einfacher umzusetzen ist. Dazu haben wir schon vor einigen Monaten Ideen vorgestellt, wie man diese „Green Meetings“ bestmöglich realisieren kann.

Auch wenn wir in einer Welt leben, wo die Müllberge immer mehr werden und wir noch bis zum Frühjahr dieses Jahr sehr streng auf unverpackte Lebensmittel geachtet haben. Nun ist alles anders und auch bei den Kaffeepausen sollten ausschließlich verpackte und bereits portionierte Lebensmittel ausgegeben werden. Wir haben hier mit verschiedenen Caterern kreative Konzepte durchdacht, bei denen man die Plastikberge dennoch vermeiden kann. Und da Nachhaltigkeit und Authentizität eigentlich immer eine sehr große Rolle spielen, empfehlen wir darauf zu achten. Die Teilnehmer nehmen durchaus wahr, wie man Hygieneregeln beim Essen umsetzt und werten dies auch. Speisen, die entsprechend vorbereitet wurden,  dürfen dann auch vom Gast selber vom Buffet genommen werden. Was wiederum die Personalkosten beim Catering im Rahmen hält.

Mit all diesen Punkten kann Ihre Veranstaltung auch zur jetzigen Zeit ein voller Erfolg werden, an den sich Ihre Gäste gern zurückerinnern. Insbesondere jetzt, wo es kaum Live Veranstaltungen gibt und man sich ganz besonders über Einladungen zu „echten“ Events freut.

Damit Ihre Gäste sich wohl fühlen, empfehlen wir ein Booklet über die berücksichtigten Hygiene Regeln. Versenden Sie im Vorfeld der Veranstaltung einen Leitfaden zu den Hygieneregeln. Am besten ist dieser gleich Teil der Einladung. Und vor Ort sollte dieser gut sichtbar an allen zugänglichen Orten in der Location platziert sein.

Hygieneleitfaden

Zur Erleichterung Ihrer internen Planung finden Sie hier eine Vorlage für den Hygieneleitfaden. Diesen können sie an Ihre Gäste senden und vor Ort als Aufsteller hinstellen. Ebenfalls haben wir Ihnen hier noch einmal in einer kurzen Checkliste die Punkte, auf die Sie als VeraPlanunfnstalter achten müssen, zusammengefasst.

Als Profis für Events, die seit mehr als 25 Jahren Kunden mit ihren Gästen happy machen, können Sie uns gern fragen, wenn Sie an einer Stelle unsicher sind. In unserer Agentur finden Sie lizensierte Hygienebeauftragte, die in einem Lehrgang alles dazu erfahren haben.

Wir waren letzte Woche selber das erste Mal seit langer Zeit wieder auf einem Live Event, bei dem die Hygiene Maßnahmen perfekt umgesetzt wurden. Der Think Tank von maxi mice hat dieses Jahr zum ersten Mal als hybride Veranstaltung stattgefunden und es war ein voller Erfolg. Daraufhin haben wir uns mit dem Gründer Markus Lüthge in Düsseldorf getroffen, um mit ihm über seine Erfahrungen zu sprechen und uns ein paar hilfreiche Tipps abzuholen. Wenn Sie also an einem Best Practice Beispiel interessiert sind, finden Sie das gesamte Gespräch nun auf unserem YouTube Kanal.

Und jetzt? Einfach machen 😉