Das Erfolgsrezept von virtuellen Messen

Für viele mögen die virtuellen Messen alles andere als kundennah und emotional kommunikativ bedeuten. Die virtuellen Messen sind also dann doch möglicherweise noch in der Experimentierphase und noch nicht auf dem Weg dahin, die Live Messen abzulösen.
Oder?

Fakt ist: Tatsächlich haben die virtuellen Messen viele Parallelen zur klassischen Messe und bieten als innovative Alternative einige entscheidende Vorteile!

 

 

Rollen wir das Feld mal von hinten auf – wozu dienen Messen eigentlich?

Messen schaffen wichtige Voraussetzungen für die Kommunikation zwischen Unternehmen, Lieferant*innen und Kundschaft, um unter anderem, wertvolle Kontakte zu knüpfen und Leads zu generieren. Man unterscheidet zwischen Besucher*innen, die aktive oder passive Informationssuche betreiben. Der / die aktiv Informationssuchende ist in der Regel durch ein besonders intensives Vorbereiten des Messebesuchs gekennzeichnet. Die passiven Besucher*innen sind die sogenannten Messebummler*innen. Messebummler*innen kommen eher zufällig mit anderen Menschen in Kontakt, weshalb man auch vom zufälligen Netzwerken spricht. Für letztere ist eine virtuelle Messe weniger ertragreich. Und dennoch, es lohnt sich auch diesem Gedanken mehr Raum zu geben….

 

 

Allen voran sprechen wir bei virtuellen Messen über eine zeitliche und örtliche Unabhängigkeit. Als Austeller*in oder Veranstalter*in haben Sie die Möglichkeit, das eigene Kundenpotential nicht nur lokal auf eine Region zu begrenzen, sondern ganzheitlich auszuschöpfen. Das ist schon einmal ein ganz hervorragender Vorteil!

Dazu kommen Funktionen wie der Live-Chat mit Expert*innen oder Videokonferenzen, in deren Pausen man sich mal eben ganz entspannt einen Kaffee aus der eigenen Kaffeemaschine gönnen kann.
Oder wieso die Zeit nicht sinnvoll nutzen und die anderen Messeteilnehmenden kennenlernen? Hierzu gibt es unter anderem die Möglichkeit den Teilnehmenden die Erstellung eines 3D-Avatars zu ermöglichen. Damit können Sie sich auf der Messeplattform frei bewegen und über einen Klick mit anderen Messebesucher*innen sogar in einen direkten Kontakt treten. Über eine „Vorab Filterung” erhält man Zugriff auf die Kontaktliste (Namen, Unternehmen & Jobtitel) und kann diese nach ihren Interessen filtern. Das erspart Zeit und Mühe, die bei einer physischen Messe unvermeidbar sind, wenn man die richtigen Kontakte finden möchte. Live Beratung und Terminvereinbarungen werden somit schnell und unkompliziert miteinander kombiniert.

 

 

Anders als bei einer physischen Messe, wo Zeit & Raum begrenzt sind, können Unternehmen bei virtuellen Messen mehrere Themen gleichzeitig adressieren und über den Messezeitraum hinaus auch noch in den Sozialen Medien mit Videos von den Fachvorträgen präsent sein.

Kostenpunkt – weniger trotz mehr.

Sicherlich erfordern die virtuellen Messen einiges an technischem Know-how und Vorbereitung, denn anders als bei Präsenzveranstaltungen lässt es sich nicht so einfach überspielen, wenn die Server plötzlich eine Fehlermeldung anzeigen. Das richtige Set-Up ist daher essentiell!
Im Vergleich zu den technischen Erfordernissen, die es braucht, um auf mehreren Ebenen Interaktion zu erhalten, kann die virtuelle Messe allerdings günstiger werden als die Live Messe. Angefangen bei der Einsparung des Aufbaus, den Kosten des Messestandes, sowie jeglichem Print-Material oder Giveaways für Besucher, werden auch Reise- und Hotelkosten für Mitarbeiter und Speaker gespart. Noch dazu ist sie ressourcensparend und hat eine weitaus flexiblere Laufzeit. Es lohnt sich also durchaus Vergleiche anzustellen und auch wenn Live Messen wieder möglich sind, diese Alternative in Betracht zu ziehen.

 

 

Ihre Checkliste für Ihre virtuelle Messe

Planung ist das A und O: Der Aufbau und Ablauf des Events sollten detailliert mit allen Gewerken abgestimmt sein. Live Events haben den Vorteil, dass man vor Ort noch improvisieren kann.  Ist man mit einer digitalen Messe online, dann muss alles funktionieren und es darf kein „off“ geben. Ein paar Tipps für ihre Checkliste:

• Definieren Sie ein Thema – Worum soll es bei dem Online-Event gehen und welche Inhalte können dazu erstellt werden. Möglicherweise sind auch Partner*innen notwendig?

 

• Programmerstellung und Promotion. Lassen Sie potenzielle Besucher*innen wissen, wann und wo Sie präsent sein werden.

 

• Nutzer*innen erwarten eine einfache Anmeldung. Soll die Online-Messe etwas kosten, sind Tickets zu hinterlegen, die die Käufer*innen am besten auch digital erhalten.

 

 

Mögliche Fehlerquellen…..

Ablenkungen durch die Tatsache, dass man das Event ortsunabhängig besucht, kommen als Störfaktoren hinzu (z.B. Mobiltelefone, Unterbrechungen, Kinder etc.). Und ganz wichtig: nur weil der Messestand online ist heißt das nicht, dass er weniger aufregend gestaltet werden sollte. Achten Sie auf das Einbinden von Interaktionen. Virtuelle Chat Rooms für die Messebesucher, schnelle und effektive technische Hilfe bei Rückfragen, Q/A Sessions mit den Speakern.

• Sorgen Sie also allem voran dafür, dass Ihre Messe bereits über ihr visuelles Layout begeistert und Aufmerksamkeit auf sich zieht.

 

Eine physische Messe bedeutet immer ein direktes Feedback. Auf virtuellen Messen jedoch entfallen die sonst so wichtigen direkten Kundenreaktionen und Face-to-Face-Interaktionen zwischen Standpersonal und Kundschaft. Dieses Manko muss durch andere Interaktionen ausgeglichen werden.

• Legen Sie daher insbesondere Wert auf Reaktionsmöglichkeiten. Fordern Sie also Ihre Gäste auf, Ihnen ein Feedback am Ende der Präsentation zu geben. Oder wie wäre es mit eingebauten Buttons, die am Stand sowie am Ende eines Meetings aufpoppen und zur Bewertung einladen?

 

Bedenken Sie, dass es neben kostenpflichtigen virtuellen Messen auch kostenlose Angebote gibt. Während kostenpflichtige Messen durch die Qualität ihrer Kontakte überzeugen, generieren kostenlose Messen meist sehr große Reichweiten.

• Entscheiden Sie, welchen Weg Sie hier gehen möchten. Was ist Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt wichtiger – Quantität oder Qualität? Darauf sollten Sie als Aussteller*in achten, denn dementsprechend wird auch Ihr Publikum sein.

 

Eine zu geringe Internet-Geschwindigkeit kann multimediale Übertragungen sowie den Download von Zusatzmaterialien einschränken.

• Das gilt für alle Teilnehmer*innen der Messe, ob Besucher*innen, Aussteller*innen oder Techniker*innen. Ohne eine stabile Internetverbindung und eine sichere Software funktioniert hier leider gar nichts… Sorgen Sie also im Vorhinein dafür, dass die Zugangsdaten sicher und die Serververbindung stabil ist, sonst ärgern Sie sich im Nachhinein, wenn die Messe durch einen Hackerangriff abgebrochen werden muss. Hier gilt natürlich auch die Thematik, dass der Server in Europa stehen sollte, um allen Ausstellern die notwendige Datensicherheit zu gewähren.

 

 

! Nach der Messe ist vor der Messe: Erfolgskontrolle. Was ist gut gelaufen? Was muss verbessert werden?

Abschließend lässt sich sagen, dass die virtuellen Messen in der momentanen Situation eine gute Alternative bieten um den Kontakt und die Interaktion zu den Kund*innen nicht zu verlieren. Menschen suchen momentan vor Allem nach Einem: Abwechslung. Also worauf warten Sie? Bieten Sie Ihren Kund*innen die ultimative Abwechslung und veranstalten Sie eine virtuelle Messe um Ihr Umsatzpotential und gleichzeitig auch die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft zu steigern.

Als erfahrene Veranstaltungsagentur mit dem nötigen Know-how freuen wir uns, Sie bei Ihrer persönlichen Messeidee begleiten zu dürfen.

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