Von der Idee bis zur Umsetzung: Step-by-Step zum Event

Immer wieder geben wir kleine Einblicke in unseren Alltag und nehmen Sie auf unseren Social Media Kanälen bei der Eventorganisation mit. Heute möchten wir einmal die grundsätzliche Frage in den Raum stellen: wie entsteht so eine Eventkonzeption eigentlich? Der Prozess ist nicht immer gleich, jedoch gibt es ein paar Schritte, die immer beachtet werden müssen. Im Prinzip ist es wie ein Puzzle, welches sich nach und nach zusammensetzt. Vorab muss der Rahmen gebaut werden, wie bei jedem Puzzle ist der Rahmen absolut hilfreich für das Einsetzen der einzelnen Puzzleteile. Nach fast 30 Jahren sind wir natürlich nicht betriebsblind geworden und immer noch neugierig auf alles, was neu am Markt ist. Dafür bekommen wir regelmäßigen Input von einzelnen Stellen. Was sehr hilfreich ist, wenn man bei der Konzeptentwicklung gleich den richtigen Rahmen stecken will.

Wie läuft das nun im Einzelnen bei uns ab….?

Zuerst erreicht uns die Anfrage und bei uns entstehen erste Ideen

Wenn eine Anfrage bei uns per Mail oder telefonisch eingeht, beginnt eine Reihe von Prozessen.
Step eins: wir besprechen die Anfrage in einer spontanen Teamsitzung und sammeln Fragen, die für die Ausarbeitung eines Angebotes wichtig sind. Denn nur wer genau zuhört oder genau versteht, was der Gegenüber wünscht, kann auch die richtige Lösung bieten.

Step zwei: unsere Fragen werden telefonisch mit dem/der Ansprechpartner*in abgestimmt. Wenn wir alle Informationen gesammelt haben, setzten wir uns zu einem Brainstorming zusammen. Jetzt geht es darum, die Komfortzone zu verlassen! Kreativarbeit ist manchmal echt schwierig, und es kommt nicht immer alles gleich „angeflogen“. Manches Konzept benötigt mehr als zwei Teamsitzungen, wonach dann die ersten Skizzen entstehen.

Konzept und Programmgestaltung

Aus den gesammelten Ideen erstellen wir im nächsten Schritt der Eventorganisation ein Grobkonzept wie auch einen ersten Programmablauf. Die Gestaltung hängt dabei immer von der jeweiligen Aufgabe und der Art des Events ab. Natürlich arbeiten wir auch noch mit Power Point, aber wir nutzen mittlerweile auch viele neuere Tools, die eine deutlich lebendigere Art der Konzeptpräsentation möglich machen.

 

Der Planungsprozess

Haben wir dann den Auftrag erhalten, beginnt die Feinplanung. Und dabei sind wir gedanklich immer noch beim Zusammensetzen eines Puzzles. Sehr oft stellt man nämlich während der Eventorganisation fest, dass man Puzzleteile austauschen muss, um ein stimmigeres Bild zu bekommen. Deshalb ist zwar ein Projektplan notwendig um eine interne Planung zu haben. Dennoch muss ausreichend Flexibilität dabei sein, die es ermöglicht, auch während der Projektumsetzung noch einmal anders „abzubiegen“.

Unsere Kunden dürfen sich immer über eine sorgfältige Betreuung freuen. Deshalb planen wir bei aufwendigen Projekten Schulterblick-Meetings ein, die zum Teil einmal pro Woche stattfinden.

Sobald das Gerüst feststeht, wird damit begonnen, die Dienstleister aus unserem weltweiten Partnernetzwerk hinzu zu nehmen. Hierbei handelt es sich um ein geprüftes Netzwerk auf das wir zu Recht stolz sind, denn es zahlt sich immer aus wenn man Lieferanten über einen längeren Zeitraum kennt. Welche Dienstleister nehmen wir häufig dazu? Das sind z.B. Catering Unternehmen, Service Personal, Dekorationsfirmen, Technik, Bühnenbauer, Programmierer, Druckereien…. etc.

Basis aller Vorgehensweisen ist ein projektbezogener Vertrag, der alle Leistungen rund um das Projekt schildert und mit einem festgelegten Budgetplan zusammenhängt.

Sind wir dann kurz vor der Veranstaltung, erstellen wir Briefings für alle Beteiligten, regeln die gesamte Logistik wie z.B. den Aufbau und kontrollieren anhand des Projektplanes die Einhaltung aller notwendiger Planungsschritte. Passiert zu diesem Zeitpunkt etwas Unvorhergesehenes, kann immer  noch eine Lösung gefunden werden – denn was auf jeden Fall zu einem versierten Projektmanagement dazu gehört, ist die Möglichkeit zur Improvisation.

Einladungen / Teilnehmendenmanagement

Das Teilnehmendenmanagement ist ein essentieller Bestandteil einer jeden Eventorganisation. Deswegen gehen wir hier etwas genauer darauf ein. Weil das Event ist für eine Zielgruppe gedacht und daher ist es wichtig, diese auch frühzeitig über das Event und dessen Inhalt zu informieren. Spätestens drei Monate vor dem Event sollte man sich also um die Einladung der Gäste kümmern. Dabei ist es wichtig, zu unterscheiden, um welche Art Veranstaltung es sich handelt. Plant man eine online Veranstaltung, sollten die Einladungen auch digital versendet werden, wie z.B. den Link zur Eventplattform zur Verfügung zu stellen.

Ist es ein Live oder Hybrid Event, beginnt man in der Regel mit einer Save-the-date Ankündigung. Reminder und Mailings mit wichtigen Event Informationen gehören ebenfalls zur Kommunikation mit den Gästen. Wenn gewünscht, dann kümmern uns auch um das Ticketing und die Erstellung eines Backends. Sobald die Registrierung losgeht, aktualisieren wir ständig alle Teilnehmendenlisten und halten unseren Kunden regelmäßig auf dem neusten Stand.

 

Die Nachbereitung

Es gibt einen schönen Satz, der sagt „nach dem Event ist vor dem Event“ und das sagt schon aus, was man nicht vergessen sollte! Die Abschlussphase eines Projektes nimmt einen hohen Stellenwert ein, weil man sich unbedingt Evaluierungsdaten sichern sollte.

Bei uns umfasst die Nachbereitung und Auswertung der Veranstaltung neben der Endabrechnung und Budgetkontrolle, beispielsweise auch ein Feedback Gespräch, das Verfassen und Versenden von Dankeskarten an die Gäste, eine Abschlussbesprechung mit dem Planungsteam sowie eine Erfolgsmessung.

Was bleibt ist der Gedanke der Nachhaltigkeit. Ein wirklich nachhaltig geplantes Event braucht auch ein entsprechendes Budget. Wir empfehlen immer, dass man besser auf ein Event verzichtet, wenn man einen eng gesteckten Rahmen hat und dann doch auf wichtige Dinge verzichten muss. Es ist im Prinzip wie beim Autokauf. Wählt man ein Auto, dessen Räder zu teuer sind für das geplante Budget, sollte man sich für ein anderes Angebot entscheiden. Denn wenn man an den Rädern spart, dann kann das Auto auch nicht rollen.
Und jede Reduzierung bei Leistungen, die man gerne berücksichtigen möchte, zieht auch eine Reduzierung in der Qualität mit sich. Dann besser das Konzept verändern, sprich: ein anderes Auto wählen. Wenn es sich um eine interessante Autofahrt handelt, steigt Ihre Zielgruppe sicherlich ein!

Fazit

Eventorganisation und Planung sind sehr umfangreiche Prozesse, die einerseits eine Menge Spaß machen können. Andererseits bei falscher Herangehensweise schnell herausfordernd und chaotisch werden können. Man sollte sich zu Beginn also die Frage stellen, ob man neben seinen täglichen Aufgaben die Zeit und Energie übrig hat, sich in diese komplexen Themen einzuarbeiten oder dies doch lieber einer erfahrenen Eventagentur überlässt und gemeinsam mit dem Eventteam arbeitet.

Als erfahrene Veranstaltungsagentur mit dem nötigen Know-how freuen wir uns, Sie bei Ihrer persönlichen Eventorganisation begleiten zu dürfen. Kontaktieren Sie uns für eine optimale Umsetzung und eine stressfreie Organisation mit 100% Erfolgspotenzial! Oder besuchen Sie uns auf Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, um noch mehr Einblicke in unseren Alltag zu bekommen.